Folgender Vorschlag für den kommenden Ansatzhaushalt Haushalt:

10.09.2024 - Beschluss im AStA

14.09.2024 - StuPa einreichen

25.09.2024 - Beschluss im StuPa + Beitragserhöhung (Änderung d. Beitragsordnung)

01.10.2024 - Inkrafttreten

Im Dezember beschließen wir dann den finalen Haushalt.Wenn ihr jetzt schon geplante Ausgaben habt meldete die Ausgaben gerne schon bei uns an.Bei Feedback bitte melden!

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Moin, wie ihr wisst, stehen wir aktuell vor der Herausforderung, unsere IT-Systeme innerhalb des AStA zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Dieser Prozess ist essenziell, um unsere Arbeitsabläufe zu verbessern und die Servicequalität für die Studierenden weiter zu steigern. Ich möchte euch daher umfassend über die aktuellen Projekte, die zur Diskussion stehenden Umsetzungsoptionen und die damit verbundenen Vor- und Nachteile informieren. Ziel ist es, dass wir in der nächsten Sitzung eine fundierte Entscheidung darüber treffen können, welchen Weg wir einschlagen wollen.Projekte, die wir angehen wollen

1. Überarbeitung des Semesterticket-Systems:

• Aktuell läuft die Bearbeitung der Anträge auf Befreiung vom Semesterticket über ein bestehendes System, das sowohl von Studierenden als auch von unseren Mitarbeiterinnen genutzt wird.
• Maurice und das IT-Team haben bereits eine umfangreiche Leistungsbeschreibung erstellt, die detailliert beschreibt, welche Anforderungen das neue System erfüllen soll. Es handelt sich hierbei um ein technisch komplexes und umfangreiches Projekt, das jedoch unbedingt notwendig ist, um den Prozess zu optimieren.

2. Automatisierung der Finanzabrechnung:

• Derzeit läuft die Abrechnung unserer Finanzen vollständig manuell ab. Dies ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig.
• Durch den Einsatz eines IT-Systems könnten wir viele der manuellen Schritte automatisieren, was die Effizienz steigern und die Fehlerquote reduzieren würde. Auch hier benötigen wir eine solide technische Lösung.

3. Entwicklung kleinerer IT-Lösungen:

• Dazu gehören Projekte wie die Entwicklung einer Melde-App und die Schaffung einer Plattform für die Fachschaftsräte, um ihnen den Zugriff auf Informationen und die Antragstellung zu erleichtern.
• Diese Projekte sind kleiner in ihrem Umfang, aber dennoch wichtig, um unsere interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern.

Optionen zur UmsetzungNachdem wir den Bedarf an technischen Lösungen klar identifiziert haben, habe ich mit der IT 3 mögliche Lösungen erarbeitet:1. Beauftragung einer externen Agentur:

• Eine Möglichkeit wäre es, ein externes Unternehmen oder eine Agentur mit der Programmierung einer maßgeschneiderten Lösung zu beauftragen.

Vorteile:

• Wir müssen nur eine detaillierte Leistungsbeschreibung erstellen und die Agentur übernimmt dann die komplette Umsetzung.
• Wir können ein professionelles Produkt erwarten, das genau auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Nachteile:

• Diese Option ist vermutlich die teuerste, da die Entwicklungskosten hoch sind. 10k-100.000€
• Es besteht eine gewisse Abhängigkeit von der Agentur, insbesondere wenn es um zukünftige Anpassungen oder Wartungen geht.
• 3-6 Monate Umsetzungszeit

2. Nutzung von No-Code-Tools:

• Eine zweite Option ist der Einsatz von No-Code-Tools wie GlideApps. Diese Tools ermöglichen es uns, ohne tiefgehendes technisches Know-how selbst Anwendungen zu entwickeln.

Vorteile:

• Die Umsetzung kann sehr schnell erfolgen, oft innerhalb weniger Wochen.
• Anpassungen können auch ohne technische Expertise vorgenommen werden, was uns Flexibilität gibt.

Nachteile:

• Es gibt laufende Kosten in Höhe von 250 Euro pro Monat, die wir für die Nutzung dieser Tools einplanen müssen. Bisher konnten wir keine Rabatte verhandeln, was die laufenden Kosten zu einer langfristigen Belastung machen könnte.
• Die Möglichkeiten dieser Tools sind begrenzt, insbesondere bei komplexeren Anforderungen könnten wir an die Grenzen des Machbaren stoßen.

3. Durchführung eines Hackathons mit Studierenden des Hasso-Plattner-Instituts (HPI):

• Eine dritte Option wäre die Organisation eines Hackathons, bei dem wir gemeinsam mit HPI-Studierenden an den Projekten arbeiten.

Vorteile:

• Die Kosten sind minimal, da die Studierenden ehrenamtlich arbeiten würden. Es fallen lediglich Ausgaben für Verpflegung (Pizza und Getränke) an.
• Es besteht die Möglichkeit, kreative und innovative Lösungen zu entwickeln, da die Studierenden oft frische und unkonventionelle Ansätze verfolgen.

Nachteile:

• Der Erfolg dieses Ansatzes ist ungewiss, da wir auf das Engagement und die Fähigkeiten der Studierenden angewiesen sind.
• Es ist zwingend notwendig, ein oder zwei erfahrene Studierende oder Dienstleister zu finden, die die Koordination übernehmen, da ansonsten die Gefahr besteht, dass das Projekt nicht zielführend umgesetzt wird.
• Die langfristige Wartung ist schwierig

Eure AufgabeIch bitte euch, euch bis zur nächsten Sitzung Gedanken darüber zu machen, welche der drei Optionen ihr für am sinnvollsten haltet. Überlegt dabei, welche Prioritäten ihr setzt – sei es bei den Kosten, der Qualität der Umsetzung, der Geschwindigkeit, oder auch der Nachhaltigkeit und Wartbarkeit der Lösungen.Falls ihr noch Fragen habt oder weitere Informationen benötigt, stehe ich euch jederzeit zur Verfügung.