Logo

» Finanzleitfaden für Studierendenprojekte



Inhaltsverzeichnis

Einleitung

Antragstellung

Bewilligung

Projektvorschuss

Ausgaben

Abrechnung

Fragen?


Einleitung

Jedes Jahr ist der Topf “Studierendenprojekte” im Haushalt der Studierendenschaft einer der größten Posten. Mit diesen Mitteln werden all die Ideen realisiert, die im Interesse von Studierenden sind, jedoch Geld kosten, das nicht jede zur Verfügung hat. Doch wie kommt Ihr nun an die Töpfe, wenn Ihr wundervolle Projektideen habt?


Was ist überhaupt der AStA, das StuPa, die VeFa?

Der AStA ist die gewählte Vertretung aller Studierenden der Universität Potsdam. Er kümmert sich um die Belange und Interessen der Studierenden innerhalb der Universität und gegenüber Dritten. Das Trio aus StuPa, VeFa und AStA lässt sich am einfachsten mit einer Parallele zu der Bundesrepublik erklären: Das Studierendenparlament (StuPa) wäre der Bundestag, der Allgemeine Studierendenausschuss (AStA) die Regierung und die Versammlung der Fachschaften (VeFa) der Bundesrat – die Fachschaften wären dann die einzelnen Länder.

Die Wahl zum Studierendenparlament findet jedes Jahr statt. Dieses Gremium ist das höchste beschlussfassende Organ innerhalb der Studierendenschaft. Dieses Parlament mit 27 Vertreterinnen wählt die einzelnen Referentinnen für bspw. Hochschulpolitik, Soziales oder Finanzen in den AStA. Die Wahl in den AStA gilt für ein Jahr. Parallel zu den Wahlen zum Studierendenparlament werden die jeweiligen Vertreterinnen in die Fachschaftsräte (FSR) von den Studierenden gewählt. Fachschaften sind Teilmengen der Studierendenschaft innerhalb einer bestimmten Studienrichtung. So gibt es zum Beispiel die Fachschaft Geschichte, Musik oder auch Soziologie. Jede Studierende ist Teil einer Fachschaft und wählt eine Vertreterin in den Fachschaftsrat. Fachschaftsräte beraten zu Klausuren und Prüfungsfragen, veranstalten Fachschaftsfeste und sitzen in Gremien der Fakultät. Zwecks Koordination senden die FSR ihre Delegierten in die Versammlung der Fachschaften (VeFa).


Warum haben die alle Geld, wofür geben die es aus und wie komme ich da ran?

Einmal im Semester muss jede Studierende die leidigen Immatrikulationsgebühren bezahlen. Wenn man sich die Aufteilung der Kosten anschaut, so sind neben den hohen Positionen für Semesterticket und die 51,00 Euro Rückmeldegebühren auch 10,00 Euro für die Studierendenschaft veranschlagt. Neben dem Betrieb des studentischen Kulturzentrums (Kuze) wird davon zum Beispiel das große kostenlose Angebot an Beratung wie BAföG- und Sozialberatung, Jobberatung, Prüfungsrechtberatung, Mietrechtsberatung etc. finanziert, aber auch die Aufwandsentschädigungen der AStA-Referentinnen und das alljährliche Hochschulensommerfest. Gleichzeitig wird im Haushalt der Studierendenschaft jedes Jahr ein großer Topf „Studierendenprojekte“ aufgemacht, an welchen alle Studierenden der Universität Potsdam einen Antrag zur Realisierung ihrer Projekte stellen können.

Wenn Ihr also gute Ideen habt, das Kulturangebot in Potsdam verbessern oder andere spannende Dinge veranstalten wollt, dann schreibt einen Antrag an die VeFa, den AStA oder das StuPa.

Hierzu soll dieser Leitfaden das Gros aller Fragen, die dabei entstehen könnten, beantworten. Der Ablauf einer Finanzierung Eures Projektes durch die Studierendenschaft verläuft in dieser Reihenfolge:

  1. Antragstellung
  2. Bewilligung
  3. Projektvorschuss
  4. Ausgaben
  5. Abrechnung
  6. Fragen

Der Aufbau dieses Leitfadens ist deshalb in dieser Reihenfolge gehalten, damit er Euch Schritt für Schritt durch den Antrag begleiten kann. Viel Spaß damit!

» zurück zum Inhaltsverzeichnis

Antragstellung

AStA, StuPa, VeFa – was macht den Unterschied aus und an welches Haus richte ich meinen Antrag?

Ihr müsst Euch zuerst überlegen, an wen Ihr einen Antrag stellen wollt. Doch woran macht man das fest? Insgesamt gibt es in der Studierendenschaft drei Stellen hierzu: Den Allgemeinen Studierendenausschuss (AStA), das Studierendenparlament (StuPa) und die Versammlung der Fachschaften (VeFa).

Die Entscheidung zwischen AStA und StuPa ist schnell getroffen: Der AStA ist das Exekutivorgan des StuPa, das jährlich von den Studierenden unserer Universität gewählt wird. Es ist das höchste beschlussfassende Organ der Studierendenschaft. Es wählt den AStA und kann ihn auch abrufen. Entsprechend ist die Macht des AStA bei Beschlüssen durch das StuPa beschränkt: Der AStA kann Anträge lediglich bis 1.500 Euro bewilligen, darüber hinaus gehende Anträge bedürfen der Zustimmung des StuPa. Beträgt Eure Antragssumme also mehr als 1.500 Euro, solltet Ihr den Antrag direkt an das StuPa richten. Jede Studierende kann dort einen Antrag einreichen. Anträge unter 1.500 Euro richtet ihr an den AStA.

Die VeFa ist das Plenum der Fachschaftsräte unserer Universität. Sie besitzt einen eigenen Fonds, der unabhängig ist von dem Studierendenprojektetopf von StuPa und AStA. Antragsberechtigt sind dort nur die Vertreterinnen der Fachschaftsräte. Für einen Antrag müsst Ihr also entweder mindestens zwei Fachschaftsräte finden, die Euren Antrag unterstützen, oder das Präsidium der VeFa dazu bringen, euren Antrag im Plenum einzureichen. Beides keine Dinge der Unmöglichkeit, die Euch von der Antragstellung dort abhalten sollten. Tendenziell verfügt die VeFa über ein Budget, welches sehr selten ausgereizt wird.

An die VeFa werden Anträge gerichtet, die einen Bezug zu den Fachschaften haben. Anträge an die VeFa bedürfen nicht der Zustimmung durch das StuPa – unabhängig von ihrer Höhe. Die einzelnen Gremien sind nur bis zur Bewilligung Eures Projektes verantwortlich. Danach steht Euch in allen Fällen (Antrag beim AStA, StuPa oder VeFa) für Rückfragen sowie Abrechnung das Finanzreferat im AStA mit einer eigenen Stelle zur Verfügung.

Entsprechend gelten die folgenden Regeln für jeden Antrag an die Studierendenschaft.

» zurück zum Inhaltsverzeichnis


Form und Inhalt

Die Antragstellung kann entweder per Post, persönlichem Einreichen an das jeweilige Gremium AStA, StuPa oder VeFa der Universität Potsdam in

Am Neuen Palais 10
D-14469 Potsdam

oder per eMail geschehen:

AStA: antraege@astaup.de
StuPa: praesidium@stupa.uni-potsdam.de
VeFa: praesidium@vefa.uni-potsdam.de

Hierzu ist das Projekt vorzustellen und zu schildern, wieso es gefördert werden sollte. Folgende Punkte sind Bestandteil eines Antrages:

» zurück zum Inhaltsverzeichnis


Titel der Veranstaltung

Der Antrag muss einen klaren, kurzen und unterscheidbaren Namen von Euch bekommen. Um Verwechslungen zu vermeiden, muss zwar auf allen Formularen die einmalige Antragsnummer angegeben werden. Wenn diese jedoch auf die Schnelle nicht zur Hand liegt, kommt es blöd, wenn als Titel „Konzert“ gewählt wurde. Ihr werdet wahrscheinlich nicht das einzige Konzert sein, das wir fördern.


Antragstellerinnen, Ansprechpersonen und finanzverantwortliche Personen

Aus dem Antrag muss klar hervorgehen, wer Antragstellerin ist. Diese ist mit allen Kontaktdaten anzugeben. Weiterhin muss für eine reibungslose Kommunikation zwischen AStA und dem Projekt klar gemacht werden, wer die Ansprechpersonen und/oder Finanzverantwortlichen sind.

Bei diesen müssen die Kontaktdaten ebenfalls vorliegen. Vor allem die optionale Angabe der Telefonnummer kann bei der Abrechnung Euch und uns sehr viel Zeit ersparen.

In diesem Sinne unterscheidet der AStA zwischen Antragstellerin, Ansprechpersonen und finanzverantwortlichen Personen. Natürlich können alle Funktionen in Personalunion ausgeführt werden. Bei kleineren Anträgen wird das auch der Fall sein. Bei größeren Projekten kann es sich aber beispielsweise wie folgt verhalten:

Als Antragsteller fungiert der Verein „Mehr Kekse für OLGA e.V.“, das Projekt durchführen und leiten tun die Vereinsmitglieder Susi und Ute (Ansprechpersonen) und um die Abrechnung kümmert sich Gerd mit Franzi (finanzverantwortliche Personen).

Aus der Unterteilung ergeben sich rechtliche Folgen – so hat in dem Beispiel der Verein Anspruch auf die Abrechnung und die Gelder – und sie erleichtert uns die Kommunikation, die entweder zu Fragen der Auslegung der bewilligten Förderung (AStA-Büroleitung und Ansprechpersonen) oder zu der Abrechnung erfolgen kann (AStA-Finanzreferat und finanzverantwortliche Personen).

» zurück zum Inhaltsverzeichnis


Beschreibung des Projekts und Begründung der Förderung

Der Antragstext teilt sich in eine Beschreibung und eine Begründung der Förderung nach § 15 des Brandenburgischen Hochschulgesetzes (BbgHG). Jeder der beiden Teile sollte eine Kurzform von jeweils höchstens einer halben Seite haben. Wollt Ihr uns mehr mitteilen, könnt Ihr gerne gesondert einen Roman einreichen. Dieser wird aber nicht gelesen, wenn keine Kurzform vorliegt.

In der Beschreibung sollte der Ablauf und der Zeitraum des Projekts beschrieben werden. In der Begründung soll dann das Ziel eures Vorhaben und die Übereinstimmung dieses mit den Aufgaben der Studierendenschaft gemäß Brandenburgischem Hochschulgesetz (BbgHG) erklärt werden. Zu diesen Aufgaben gehört gemäß § 15 Abs. 1 BbgHG:

  • die Wahrnehmung der Interessen der Studierenden,
  • die Förderung der politischen Bildung sowie der geistigen und musischen Interessen ihrer Mitglieder,
  • die Mitwirkung an der Erfüllung der Aufgaben der Hochschulen (§ 3), insbesondere durch Stellungnahmen zu hochschul- oder wissenschaftspolitischen Fragestellungen,
  • die Unterstützung der sozialen Belange ihrer Mitglieder,
  • die Pflege der überregionalen und internationalen Beziehungen der Studierenden und
  • die Förderung des Sports im Rahmen des Hochschulsports.

» zurück zum Inhaltsverzeichnis


Kosten- und Finanzierungsplan

Zu jedem Finanzplan gehört eine Ausgaben- bzw. Kosten- und eine Einnahmenseite. Im Kostenplan schildert Ihr tabellarisch nach selbst gewählten Kategorien alle Ausgaben, die im Rahmen des Projekts anfallen sollen. Auf der anderen Seite klärt Ihr darüber auf, woher Ihr das Geld nehmen wollt. Wenn der AStA der einzige Förderer ist, so beschränkt sich der Finanzierungsplan auf diese eine Zeile. Es könnte aber sein, dass die Ausgaben durch einen Antrag bei einem anderen AStA, Selbstbeteiligung oder geplante Einnahmen aus Verkauf von Häppchen finanziert werden. Natürlich muss die Summe aller Kosten der Summe aller Finanzierungsquellen entsprechen.

Beispiel: Antrag „Bender-Abend, mit Band“

Kostenplan

Pos. Verwendung Summe
1. Referat
1.1. Referentin der Fry-Universität 200 EUR
1.2. Anfahrt Referentin 50 EUR
2. Konzert
2.1. Incredible String Band 200 EUR
2.2. Verpflegung Band 50 EUR
3. Sonstiges
3.1. Bender-Maskottchen-Kostüm 45 EUR
3.2. Werbung (Flyer, Plakate) 50 EUR
3.3. Verpflegung Teilnehmerinnen 200 EUR
3.4. Innendekoration 150 EUR
SUMME 995 EUR

Finanzierungsplan

Pos. Quelle Summe
1. Antrag bei der FH Potsdam 250 EUR
2. Eigenbeteiligung des Vereins 50 EUR
3. Spendendose vorm Buffet 145 EUR
4. Antrag beim AStA der Universität Potsdam 450 EUR
SUMME 995 EUR

» zurück zum Inhaltsverzeichnis


Förderprinzipien und -ausschlüsse


Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit

Grundsätzlich gilt für alle Ausgaben das Prinzip der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Ihr seid verpflichtet, Euch nach den sparsamsten Angeboten umzuschauen und unnötige Ausgaben zu vermeiden. Diese werden nicht erstattet. Im Zweifel stimmt die Ausgaben mit dem Finanzreferat des AStA ab. Wie noch später zu sehen sein wird, seid Ihr ab Einzelkosten über 350 Euro sogar verpflichtet, 2 Alternativangebote einzureichen. Ab Einzelausgaben in Höhe von 750 Euro ist die Ausgabe durch das Finanzreferat zu genehmigen. Im Zweifel müsst Ihr erklären, warum nicht das deutlich billigere Angebot genommen wurde. Dies könnt Ihr lediglich mit sozialen oder ökologischen Aspekten oder einem groben Zweifel an der Qualität des günstigeren Angebots begründen.


Ausschlüsse

Folgende Positionen können nicht beim AStA abgerechnet werden:

  • Alkohol und Tabak (Ausnahme: Verrechnung mit Einnahmen, siehe „Abrechnung“)
  • Pfand
  • Tankbelege (außer im Zusammenhang mit Mietwagen), stattdessen Abrechnung von Fahrtkosten über Kilometerabrechnung, siehe Kapitel „Abrechnung“
  • Ausgaben, die zum überwiegenden Teil Studium und Lehre oder auch Lehrmittel betreffen*
  • Projekte des StudiumPlus oder ähnliche Studienleistungen*
  • Finanzierung von Hochschulgruppen, die zu studentischen Gremienwahlen antreten
  • Werkverträge an Menschen, die in studentischen Gremien sitzen
  • Ausgaben ohne Originalbeleg
  • Ausgaben mit Rechnungsdatum vor dem Beschluss durch das Gremium
  • unverhältnismäßig hohe Ausgaben
  • Ausgaben ohne Bezug zum geförderten Projekt
  • Ausgaben, die durch Sorgfalt hätten vermieden werden können (z.B. Mahngebühren, Bußgelder)
  • Ausgaben, die einer individuellen Vorteilsnahme oder Vorliebe dienen (z.B. überteuerte Werkverträge oder überteuerter Einkauf bei Verwandten)

* Nicht gefördert werden Projekte, die im Rahmen des Studiums anfallen, da der AStA keine Lehre finanziell unterstützt. Die Lehre ist nicht Aufgabe des AStA, sondern der Universität, eine finanzielle Unterstützung würde Studiengebühren über die Hintertür entsprechen. StudiumPlus besitzt einen eigenen Topf zur Finanzierung solcher Angebote.


Fristen

Die Fristen für die Anträge an den AStA lauten wiefolgt:

  • Beträgt die Fördersumme unter 100 Euro, kann der Antrag einfach zur Sitzung vorgelegt werden.
  • Geht es um über 100, aber unter 500 Euro, muss der Antrag bis 12.00 Uhr des Vortages vorliegen.
  • Anträge mit einer beantragten Fördersumme von über 500 Euro bis zu 1.500 Euro müssen fünf Tage vor der Sitzung beim AStA eingereicht worden sein.

Anträge ab 1.500 Euro müssen an das Studierendenparlament gerichtet werden. Dieses tagt während der Vorlesungszeit in der Regel dreiwöchentlich. Anträge an das Studierendenparlament müssen zehn Tage vor der Sitzung vorliegen.

Anträge an die VeFa müssen 14 Tage vor der Sitzung gestellt werden.

Die AStA-Sitzung findet in der Vorlesungszeit immer dienstags ab 16.00 Uhr im AStA-Büro am Neuen Palais 10 im Haus 6 statt. Die monatlichen Termine der VeFa und des StuPa findet Ihr den jeweiligen Websites.


Bennenung der Förderung

Die Förderung durch die Studierendenschaft muss explizit bei der Bewerbung des Projektes benannt werden. Auf Druckerzeugnissen ist ein Logo des AStA anzubringen. Sollte die Benennung unterbleiben, kann die Fördersumme bei der Abrechnung des Projektes um 20 Prozent gekürzt werden.

» zurück zum Inhaltsverzeichnis

Bewilligung

Bevor Euer Antrag nicht bewilligt wurde, dürft Ihr keine Ausgaben im Rahmen des Projekts tätigen, die beim AStA abgerechnet werden. Diese müsst Ihr dann aus eigener Tasche tragen.

Wenn Ihr selbst nicht an der Sitzung teilgenommen habt, bei welcher der Antrag besprochen wurde, könnt Ihr unter den Protokollen nachschauen, ob er trotzdem bewilligt wurde. Von dort müsst Ihr auch die Antragsnummer entnehmen, die bei der Abrechnung für die Zuordnung wichtig ist. Die Protokolle des AStA erscheinen mit einer Verspätung von mindestens einer Woche auf der AStA-Homepage, da sie erst auf der nächsten Sitzung bestätigt werden. Die Protokolle des StuPa findet ihr auf der StuPa-Homepage, die der VeFa auf www.vefa.uni-potsdam.de.

Ansonsten erfragt beim AStA telefonisch oder per eMail, ob Euer Antrag bewilligt wurde.

» zurück zum Inhaltsverzeichnis

Projektvorschuss

Nachdem Euer Antrag bewilligt wurde, müsst Ihr üblicherweise Geld für das Projekt vorstrecken, das Ihr Euch danach wieder beim AStA zurückholt. Solltet Ihr jedoch nicht genügend finanzielle Mittel haben, um Gelder für Euer Projekt vorzustrecken, könnt Ihr einen Projektvorschuss beim Finanzreferat beantragen. Hierzu muss man – am Besten nach telefonischer Absprache – beim Finanzreferat den Ausweis vorzeigen und einen Antrag auf Projektvorschuss ausgefüllt hinterlegen.

Dieser gilt als „Schuldschein“. Denn verliert Ihr alle Belege, wollen wir das Geld trotzdem zurück. Das stellt ein gewisses Risiko dar, weshalb die Projektvorschüsse nur in dringenden Fällen genehmigt werden.

Wenn der Antrag auf Projektvorschuss bewilligt wird, bekommt Ihr das Geld überwiesen und müsst es innerhalb einer vorgegebenen Frist entweder zurückzahlen oder in Form von Rechnungen die Verwendung der Gelder im Rahmen des zuvor bewilligten Antrages nachweisen. Macht Ihr das nicht, droht „Inkasso Balatom™“, unser schwergewichtiges Forderungsmanagement.

» zurück zum Inhaltsverzeichnis

Ausgaben

Belege sammeln

Während Ihr das Projekt begleitet, solltet Ihr bereits an die zukünftige Abrechnung denken. Denn je gesitteter Eure Belegsammlung vor sich geht, umso weniger Stress habt Ihr zum Schluss. Achtet darauf, dass Ihr alle Belege sammelt. Bedenkt, dass Ihr Euch ab 50 Euro eine Rechnung ausstellen lassen müsst. Oft sehen die zugesandten Auftragsbestätigungen, -eingänge und sonstigen Auftragsverarbeitungsstatusmitteilungen der Verkäuferin zwar wie eine Rechnung aus, da ganz viele Euro-Zeichen darauf sind, sie sind es aber nicht. Es muss schlicht „Rechnung“ darauf stehen.

Doch nur weil Eure Kommilitonin „Rechnung“ auf ein Stück Papier geschrieben hat, macht es diese nicht automatisch zu einer. Mehr dazu findet Ihr im nächsten Kapitel „Beleganforderungen“. Solltet Ihr Leute für Euch arbeiten lassen, so stellt ihr bitte einen Honorar- oder Werkvertrag aus. Achtet dabei darauf, dass bei einer Barauszahlung neben dem Honorar- oder Werkvertrag auch der Erhalt der Zahlung quittiert werden muss! Auch bei Honorar- bzw. Werkverträgen gelten die allgemeinen Anforderungen für Belege aus dem Finanzleitfaden.

Sammelt die Belege bestenfalls an einer Stelle und macht Euch bereits vorher Kopien davon. Wenn Ihr mit der Bahn irgendwohin unterwegs seid, achtet darauf, dass im Nachhinein alle Tickets bei Euch landen. Habt Ihr verschiedene Posten beantragt, so müsst Ihr im Blick behalten, dass diese auch eingehalten werden. Die Aufgabe der finanzverantwortlichen Person ist oft zwar sehr nerdig, aber extrem wichtig.

» zurück zum Inhaltsverzeichnis

Beleganforderungen

Alle Belege müssen im Original eingereicht werden. Achtet deshalb darauf alle Belege in Form von Quittungen und Rechnungen aufzubewahren. Denn ohne diese gibt es keine Erstattung. Hebt die Pfandflaschen auf, denn Pfand wird Euch nicht erstattet und gebt kein Geld für Alkohol, Zigaretten, Benzin und sonstigen Schund, der zu teuer und nichts mit dem Projekt zu tun hat, aus.

Als Beleg für Ausgaben wird Folgendes akzeptiert:

  • Kassenbons
  • Rechnungen
  • Honorar- und Werkverträge
  • Quittungen (bis max. 50 Euro)
  • Fahrkarten oder Eintrittskarten

Auf allen Belegen muss ersichtlich sein:

  1. Wo bzw. bei Wem? – Stempel bzw. Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  2. Was? – Artikelbezeichnung
  3. Wieviel? – Anzahl, Menge
  4. Wofür? – Leistung
  5. Zu welchem Preis? – Einzelpreise der Artikel
  6. Wann? – Datum der Rechnungsstellung

Mit der Höhe der Rechnungssumme steigen die Anforderungen an die Belege:


Belege für Ausgaben bis zu 50 Euro

Lediglich bei einzelnen Ausgaben bis zu 50 Euro können Quittungen eingereicht werden – als Zahlungsempfängerin muss der Vor- und Nachname der jeweiligen Person angegeben sein (bspw. bei Quittungsblöcken in der Zeile „Für“.) Des Weiteren werden bis zu 50 Euro alle anderen oben genannten Belege akzeptiert.


Belege für Ausgaben ab 50 Euro bis 150 Euro

Ab einer Ausgabensumme von über 50 Euro sind entweder Kassenbons mit ausgewiesener Umsatzsteuer, Fahrkarten bzw. Eintrittskarten, Rechnungen oder Honorar- bzw. Werkverträge einzureichen.

Es gelten hierbei die gelockerten Regelungen des § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung. Folgende Angaben muss die Kleinbetragsrechnung enthalten:

  • Vollständiger Name des Dienstleisters
  • Vollständige Anschrift des Dienstleisters
  • Datum der Ausstellung
  • Art und Umfang der Leistung bzw. Lieferung
  • Brutto-Entgelt und darauf anfallender Steuerbetrag in einer Summe
  • Anzuwendender Umsatzsteuersatz (z. B. 19 %) oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Und was darf bei der Kleinbetragsrechnung guten Gewissens weggelassen werden?

  • Name des Rechnungsempfängers
  • Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Dienstleisters
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Leistungs- bzw. Lieferzeitraum
  • Netto-Entgelt und darauf anfallender Steuerbetrag


Belege für Ausgaben ab 150 Euro bis 350 Euro

Das Umsatzsteuergesetz regelt im § 14 Abs. 4 die Anforderungen an eine Rechnung.

„Die Rechnung hat zu beinhalten:

  1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  3. das Ausstellungsdatum,
  4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
  5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
  6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
  7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
  8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
  9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.“

Der sogenannte Leistungsempfänger muss stets die Antragstellerin sein. Eine Vorlage zum Erstellen einer korrekten Rechnung findet Ihr hier.


Belege für Ausgaben ab 350 Euro bis 750 Euro

Bei Beträgen ab einem Wert von 350 Euro müssen mindestens drei Kostenvoranschläge eingereicht werden, um nachzuweisen, dass das günstigste Angebot ausgewählt wurde und damit den Grundsätzen der Sparsamkeit genüge getan wurde. Bei einer nachvollziehbaren schriftlichen Begründung kann auch ein teureres Angebot gewählt werden. Gründe können bei groben Zweifeln an der Qualität des günstigeren Produktes oder der Dienstleistung sowie sozial-ökologischen Aspekten des teureren Angebotes vorliegen. Die Kostenvoranschläge sind der Abrechnung beizulegen, da sonst nur ein Teilbetrag erstattet wird. Bei Einkäufen über die Beschaffungsstelle der Universität Potsdam entfällt diese Regelung.


Belege für Ausgaben ab 750 Euro

Bei Beträgen ab einem Wert von 750 Euro muss im Vorfeld die Zustimmung des AStA-Finanzreferates eingeholt werden.

» zurück zum Inhaltsverzeichnis

Abrechnung


Fristen und Formulare

Spätestens sechs Wochen nach Projektende muss die Abrechnung des Projekts beim AStA erfolgen. Bekommen wir in diesem Zeitraum nichts von Euch mit, verfallen die Gelder. Sie werden dann einfach anderen Projekten gutgeschrieben. Ihr könnt Euch vorstellen, dass dies zu unserer eigenen Planung von Belang ist, da wir nicht ewig Gelder zurückhalten können. Verfallene Gelder sind unumkehrbar! Für jede Abrechnung ist als Deckblatt das Formular A1 zu benutzen. Dann könnt Ihr nicht vergessen, uns Eure Kontaktdaten zu geben und uns mitzuteilen, wohin wir das Geld überweisen sollen. Die Formulare findet Ihr auf unserer Homepage als beschreibbare .pdf-Dateien. Auf dem Deckblatt ist ferner per Unterschrift zu versichern, dass alle gelisteten Ausgaben tatsächlich im Rahmen des Projekts angefallen sind.

Hinter das Deckblatt werden die einzelnen Belege geheftet. Weitere Formulare des AStA sind:

Diese Formulare findet ihr zusammengestellt immer unter www.astaup.de/formulare.

Für Veranstaltungen, bei welchen sowohl Einnahmen als auch Ausgaben anfallen, wird nur der Fehlbetrag aus der Differenz durch den AStA beglichen. Es kann ja sein, dass zwar die Band und die Organisation beispielsweise 1.284 Euro gekostet haben, die Einnahmen aus Verkauf, Spenden und Eintritt demgegenüber bei 961,66 Euro lagen. Für diesen Fall benutzt Ihr zur Verrechnung den Bogen A2. Auf dem Deckblatt A1 ist dann nur noch diese Verrechnungssumme festzuhalten. Nachdem Ihr zum Beispiel auf dem Bogen A2 ausgerechnet habt, dass der Fehlbetrag der Veranstaltung bei 320,34 Euro liegt, kann dann in einer Zeile „Belege 1-13 – Veranstaltung mit Band – 320,34 Euro“ auf dem Bogen A1 eingetragen werden. Die Verrechnung von Alkohol kann vorgenommen werden, wenn die Einnahmen aus Alkohol die Einnahmen übersteigen. Hierzu sind die Kassen zu trennen, falls Alkoholisches und Nichtalkoholisches verkauft wird.

Beim AStA können keine Quittungen für Kraftstoff eingereicht werden, vielmehr muss erklärt werden, welche Strecken man zurückgelegt hat, so dass dann eine Pauschale pro Kilometer ausgezahlt wird. Hierzu ist der A3 Kilometerabrechnungsbogen zu benutzen und die Summe auf A1 zu übertragen. Die Benutzung von Kraftfahrzeugen ist separat zu beantragen und zu begründen.

Damit wir die Abrechnung bearbeiten können, müssen alle Belege im Original vorliegen und die Antragsnummer angegeben sein. Es ist sehr wichtig, dass Ihr das Datum der AStA-, VeFa- oder StuPa-Sitzung bzw. die Nummer Eures Antrags aus dem Protokoll der Sitzung wie z.B. A1769 (AStA), S1407 (StuPa) oder V1203 (VeFa) angebt, damit wir das Projekt zuordnen können.

Habt Ihr einen Projektvorschuss für das Projekt erhalten, so ist das entsprechende Feld anzukreuzen und das Datum der Zahlung anzugeben. Ihr solltet als letzte Zeile auf dem Abrechnungsbogen A1 „Projektvorschuss“ eintragen und dort die Höhe als negative Buchung (z.B. -300,00 EUR) mit der Zwischensumme verrechnen.

Zahlungsempfängerin bzw. Kontoinhaberin sollte im Idealfall die antragstellende Person sein. Ansonsten telefonieren wir wild durch die Gegend und Ihr bekommt das Geld später. Wenn es am Anfang keine Telefonnummer gab: sehr viel später.

Wenn bis jetzt alles glatt lief, ist das Geld innerhalb einer Woche auf Eurem Konto. Falls es kein Projektvorschuss war, den Ihr nur abrechnen wolltet.

» zurück zum Inhaltsverzeichnis

Fragen?

…dann meldet Euch bei mir: Tamás Blénessy. Ich bin hier im AStA als Sachbearbeiter für Projekte und Forderungsmanagement (Inkasso Balatom™) angestellt und per eMail an billing@astaup.de zu erreichen.



n/a