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» Anträge an den AStA ***English version below***



Jedes Jahr ist der Topf “Studierendenprojekte” im Haushalt der Studierendenschaft einer der größten Posten. Im Haushaltsjahr 2013/2014 ist dieser mit einer Summe von 60.000 Euro ausgestattet.

Mit diesem Geld werden all die Ideen realisiert, die im Interesse von Studierenden sind, jedoch Geld kosten, das nicht jede Studierende zur Verfügung hat. Doch wie kommt Ihr nun an das Geld, wenn ihr wundervolle Projektideen habt?

Der Ablauf einer Finanzierung Eures Projektes durch den AStA verläuft auf folgende Weise:

  1. Antragstellung
  2. Bewilligung
  3. Projektvorschuss
  4. Ausgaben
  5. Abrechnung
  6. Fragen

Alle Informationen hierzu in detaillierter Form findet Ihr im Finanzleitfaden. Dieser stellt das verbindliche Regelwerk dar. Im Leitfaden steht vor Allem genau das, was bei uns abgerechnet werden kann und was nicht. Orientiert Euch deshalb an ihm oder fragt bei uns nach, falls Zweifel auftauchen. Der folgende Text ist eine Zusammenfassung der wichtigsten Grundsätze. Im Ernstfall gilt jedoch der Finanzleitfaden.

Antragstellung

Die Antragstellung kann entweder per Post, persönlichem Einreichen oder per eMail an geschehen. Hierzu ist das Projekt vorzustellen und zu schildern wieso es durch den Allgemeinen Studierendenausschuss gefördert werden sollte.

Nicht gefördert werden Projekte, die im Rahmen des Studiums anfallen, da der AStA keine Lehre finanziell unterstützt. Die Lehre ist nicht Aufgabe des AStA, eine finanzielle Unterstützung würde Studiengebühren über die Hintertür entsprechen.

Von besonderer Wichtigkeit bei Antragstellung ist ein Kostenplan, der sowohl alle geplanten Einnahmen als auch Ausgaben im Rahmen des Projekts aufweist. Der Zeitraum des Projekts muss deutlich aus dem Antrag hervorgehen.

Ein Antrag ist formlos einzureichen, es gibt also keine Formblätter zur Antragsstellung. Natürlich müssen Name, Adresse, eMail und die Telefonnumer einer finanziellen Ansprechperson angegeben werden.

Die Fristen für die Anträge lauten wie folgt:

  • Beträgt die Fördersumme unter 100 Euro, kann der Antrag einfach zur Sitzung vorgelegt werden.
  • Geht es um über 100, aber unter 500 Euro, muss der Antrag bis 12.00 Uhr des Vortages vorliegen.
  • Anträge mit einer beantragten Fördersumme von über 500 Euro müssen fünf Tage vor der Sitzung beim AStA eingereicht worden sein.

Die AStA-Sitzung findet n der Vorlesungszeit immer dienstags um 16.00 im AStA-Büro am Neuen Palais statt. Anträge mit einer Fördersumme von über 1.500 Euro bedürfen der Zustimmung des Studierendenparlaments (StuPa) und müssen daher dort eingereicht werden. Einen solchen Antrag könnt ihr hier an das Präsidium des StuPa schicken, eine Kopie wird an den AStA geschickt.

Handelt es sich um ein fachschaftsbezogenes Projekt, so wendet Euch am Besten an die Versammlung der Fachschaften, die auch über einen Projektfonds verfügt. Beachtet, dass die VeFa über etwas andere Antragsfristen sowie Konditionen verfügt. Für alle weiteren Infos schaut auf der entsprechende Seite: Antrag an die VeFa stellen

Einen solchen Antrag könnt ihr hier an das Präsidium der VeFa schicken, eine Kopie wird an den AStA geschickt.

Bewilligung

Bevor Euer Antrag nicht bewilligt wurde, dürft Ihr keine Ausgaben im Rahmen des Projekts machen, die beim AStA abgerechnet werden. Diese müsst ihr dann aus eigener Tasche tragen.

Wenn Ihr selbst nicht an der AStA-Sitzung teilgenommen habt, bei welcher der Antrag besprochen wurde, könnt Ihr unter den Protokollen nachschauen, ob er trotzdem bewilligt wurde. Von dort müsst Ihr auch die Antragsnummer entnehmen, die bei der Abrechnung für die Zuordnung wichtig ist. Die Protokolle erscheinen mit einer Verspätung von mindestens einer Woche, da sie erst auf der nächsten Sitzung bestätigt werden.

Ansonsten erfragt beim AStA per Telefon oder eMail, ob Euer Antrag bewilligt wurde.

Projektvorschuss

Nachdem Euer Antrag bewilligt wurde müsst Ihr üblicherweise Geld für das Projekt vorstrecken, das Ihr Euch danach wieder beim AStA zurückholt. Solltet Ihr jedoch nicht genügend finanzielle Mittel haben, um Gelder für Euer Projekt vorzustrecken, könnt ihr einen Projektvorschuss beim Finanzreferat beantragen. Hierzu muss mensch – am Besten nach telefonischer Absprache – beim Finanzreferat den Ausweis vorzeigen und den Antrag auf Projektvorschuss ausgefüllt hinterlegen.

Dieser gilt als “Schuldschein”. Denn verliert ihr alle Belege, wollen wir das Geld trotzdem zurück. Das stellt ein gewisses Risiko dar, weshalb die Projektvorschüsse nur in dringenden Fällen genehmigt werden.

Wenn der Antrag auf Projektvorschuss bewilligt wird, bekommt Ihr das Geld überwiesen und müsst es innerhalb einer vorgegebenen Frist entweder zurückzahlen oder in Form von Rechnungen die Verwendung der Gelder im Rahmen des zuvor bewilligten Antrages nachweisen. Macht Ihr das nicht, droht “Inkasso Balatom™“, unser schwergewichtiges Forderungsmanagement.

Ausgaben

Achtet hierbei darauf alle Belege in Form von Quittungen und Rechnungen aufzubewahren. Denn ohne diese gibt es keine Erstattung. Hebt die Pfandflaschen auf, denn Pfand wird Euch auch nicht erstattet und gebt kein Geld für Alkohol, Zigaretten, Benzin und sonstigen Schund, der zu teuer und nichts mit dem Projekt zu tun hat, aus.

Ab einem Wert von 50 Euro werden keine Quittungen akzeptiert, sondern nur Rechnungen!

Bis zu 50 Euro könnt Ihr Euch eine Quittung geben lassen, achtet jedoch darauf, dass Empfängeradresse, Leistung und Summe kenntlich auf der Quittung markiert sind.

Solltet ihr Leute für Euch arbeiten lassen, so stellt ihr bitte einen Honorar- oder Werkvertrag aus. Achtet dabei darauf, dass bei einer Barauszahlung neben dem Honorar- oder Werkvertrag auch der Erhalt der Zahlung quittiert werden muss! Auch bei Honorar- bzw. Werkverträgen gelten die allgemeinen Anforderungen für Belege aus dem Finanzleitfaden.

Solltet ihr unbedingt ein Auto gebrauchen, da ihr Sachen transportiert oder zu viert sowohl ökologisch als auch ökonomisch dieses nutzt, so benutzt hierzu die Kilometerabrechnung. Dem ist jedoch eine kurze Erklärung beizufügen, wieso mensch das Auto dem Zug vorgezogen hat. Eine Nutzung von PKW im Rahmen von Studierendenprojekten ist grundsätzlich bei Antragsstellung mit anzugeben! Ist diese nicht mit dem AStA oder dem Finanzreferat abgesprochen oder nicht im Antrag erwähnt, erfolgt keine Kostenerstattung für die PKW-Nutzung!

Abrechnung

Zur Abrechnung müsst ihr die Originalbelege einreichen. Habt ihr während des Projekts darauf geachtet, einen Überblick über die Belege zu halten, ist das Einreichen der Abrechnung nur noch eine Sache des Felderausfüllens.

Denn Ihr habt nur sechs Wochen nach Ablauf des Projekts Zeit, das Projekt bei uns abzurechnen. Bekommen wir in diesem Zeitraum nichts von Euch mit, verfallen die Gelder. Sie werden dann einfach anderen Projekten gutgeschrieben.

Ihr könnt Euch vorstellen, dass dies zu unserer eigenen Planung von Belang ist, da wir nicht ewig Gelder zurückhalten können. Verfallene Gelder sind unumkehrbar!

Handelt es sich um ein Projekt, bei dem nur Kosten angefallen sind, so ist nur folgender Abrechnungsbogen zu benutzen, ggf. mehrere Blätter hintereinander: Abrechnungsbogen

Es ist sehr wichtig, dass Ihr das Datum der AStA- oder StuPa-Sitzung bzw. die Nummer Eures Antrags aus dem Protokoll der Sitzung wie A1769 (AStA), S007 (StuPa) oder V123 (VeFa) angebt, damit wir das Projekt zuordnen können.

Bei Veranstaltungen, bei denen Einnahmen und Ausgaben verrechnet werden, benutzt Ihr bitte folgendes Formular: Abrechnungsbogen für Veranstaltungen (auch hier bitte Antragsnummer angeben nicht vergessen!)

Zahlungsempfänger_in bzw. Kontoinhaber_in sollte im Idealfall die antragstellende Person sein. Ansonsten telefonieren wir wild durch die Gegend und ihr bekommt das Geld später. Wenn es am Anfang keine Telefonnummer gab: sehr viel später.

Wenn bis jetzt alles glatt lief, ist das Geld innerhalb einer Woche auf Eurem Konto. Falls es kein Projektvorschuss war, den Ihr nur abrechnen wolltet.

Fragen?

…dann meldet Euch bei mir: Tamás Blénessy. Ich bin hier im AStA als Sachbearbeiter für Projekte und Forderungsmanagement (Inkasso Balatom™) angestellt und per eMail an billing@astaup.de zu erreichen.

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Every year, the student projects are on oft the biggest item in the student’s body budget. IN the year 13/14 that were 60.000€.

That money is used to realize projects from and for students that exceed what one can pay herself or himself. The important question is now, how can you get founding for your great ideas?

The procedure is the following:

  1. Filing the application
  2. Allowing the application
  3. Financial instalment
  4. Expense
  5. Accounting
  6. Questions

All the needed information are found in our financial code of practice, which contains the applied rules and a description, what you can get founded. Use it to get an orientation and ask us if you have questions. In the following is a short summary of the most important points. In case of doubt, the code of practice will be applied.

 

Filing the application

You can send us the application by post and email or bring it in person. It needs a description of the project and an explanation why it should be founded by the AStA.

We cannot support projects that are needed for studies and provide ECTS credits. By doing that the AStA would generate hidden study costs.

It is of special importance to add a list of all your financial calculation, listing all planned spending and income. Also the time period, when the project is happening needs to be added.

There is no form, which needs to be filled, but please add name, address, email and a phone number of a contact person.

The deadlines for applications are the following:

  • If less than 100€ are applied for, the application can be passed in at the next AStA plenum
  • If the sum is between 100€ and 500€, the application needs to be passed in before 12:00 to the previous day
  • Application that are higher than 500€ need to be submitted five days before an AStA plenum

During the semester, the AStA plena take place every Tuesday at 16:00 at the office at the Neues Palais. Application requesting more than 1.500€ need to be submitted to the students parlament (StuPa). You can find its regulations on applications on its website.

If you are planning a project as a Fachschaftsrat (FSR), please send your application to the Versammlung der Fachschaften (VeFa). Its regulations are on its own website as well.

 

Allowing the application

You cannot get money from the AStA that is already spend before it has granted the application.

If you are not present on the AStA plenum, where your application is granted, you can see the vote in the protocol of that day. With one week delay the protocols will be available to the public on the AStA website. In the protocol you can find the number of your application, too. It will be important later when doing the accounting for your project.

If not informed by the AStA, you can ask by email or phone if your application was granted.

 

Advance payment

Usually you have to advance the money when the application was granted by the AStA and get it back later. However, if you do not have the financial resources to advance the money, you can get an advancement from the AStA. In order to get that, send an application and a copy of your identity card to the finance resort of the AStA after consultation by phone or in person.

This advancement can be difficult, because when losing all your financial receipts, you still have to pay back the advancement. Therefore advancements are just granted in urgent cases.

If your application for advancement is granted, the money will be transferred. After a deadline this money either has to be paid back or you need to proof by bills, that you have spent the money according to your application for funding.

 

Expense

It is really important to keep all quittance and bills. Without them you cannot get funding. Keep deposit bottles, because you cannot get that money back, and do not spend money on alcohol, cigarettes, petrol or other rubbish, that too expensive and is not connected to your project.

Quittances cannot be accepted if the price is higher than 50€, you need a bill in that case. If the price is lower than 50€, you can get a quittance, but be sure, that benefit, price and the customers address are noted on it.

If you want to pay peoples work, please use a fee or services contract. Be heedful to get a quittance of any cash payment you do, in particular for contracts.

A car can only be used by filling in a mileage allowance and giving in a short explanation why no train could be used. When the usage of a car is not coordinated with the finance resort of the AStA and explained in the application, there will be no money refunded for cars.

 

Accounting

For the accounting, all quittances and bills need to be handed in as originals! If you are able to keep an overview over all quittances and bills during the project, the accounting is more or less to fill some cells.

Be aware to hand in your accounting fast! Six weeks after the projects end the accounting, bills and quittances need to be handed in. If not, all money, that was granted previously forfeit and given to new projects.

If you did just spend and not earn money for your project, just use the accounting sheet.

It is of great importance to note the date of the AStA, StuPa or VeFa plenum and the number from the protocol [e.g. A1769 (AStA), S007 (StuPa), V123 (VeFa)]. It is hard to keep applications apart and match them with the right amount of granted money, if you do not add this information.

For projects that have next to earnings, income need to fill in the accounting sheet for events (please do not forget the date of the plenum and the application number).

The money will then be transferred to an account, which owner should ideally be identical with the applicant. Otherwise it will take more time until you get your money back. If you have not noted a phone number it will take much more time.

In case everything worked fine, you will have your money in one weeks’ time.

 

Questions?

…than ask me: Tamás Blénessy. I am employed by the AStA as a clerk for project and funding management. Email: billing@astaup.de